Thu tiền mặt và chuyển khoản
2026-10-07
HỘ KINH DOANH - Thu tiền mặt và chuyển khoản: cách tính doanh thu đúng 2026
Hộ kinh doanh vừa thu tiền mặt vừa nhận chuyển khoản cần cộng doanh thu thế nào, tách tài khoản ra sao? Hướng dẫn kèm ví dụ số liệu.
Từ năm 2026, hộ kinh doanh tự kê khai theo doanh thu thực tế, nên mọi khoản thu, dù là tiền mặt hay chuyển khoản, đều phải được ghi nhận đủ vào sổ. Cách đơn giản nhất để không sót, không trùng là tách riêng tài khoản nhận tiền kinh doanh, báo tài khoản đó với cơ quan thuế và đối chiếu với sổ mỗi tháng.
Vì sao doanh thu tiền mặt và chuyển khoản phải cộng chung?
Doanh thu tính thuế là tổng số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ trong năm, không phụ thuộc khách trả bằng cách nào. Một tô phở trả tiền mặt và một ly cà phê quét mã chuyển khoản đều là doanh thu của quán.
Từ ngày 1/1/2026, thuế khoán chấm dứt, hộ kinh doanh chuyển sang tự xác định và kê khai doanh thu. Cơ quan thuế cũng có thêm dữ liệu từ tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử. Nếu sổ chỉ ghi phần tiền mặt hoặc chỉ ghi phần chuyển khoản, con số sẽ lệch so với dữ liệu mà cơ quan thuế nhìn thấy.
Mốc doanh thu nào cần nhớ?
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế: doanh thu sáu tháng đầu năm thông báo chậm nhất ngày 31/7, doanh thu sáu tháng cuối năm chậm nhất ngày 31/1 năm sau. Doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng thì khai thuế theo quý, kể từ quý phát sinh doanh thu vượt mốc.
Doanh thu từ 1 tỷ đồng còn phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Cách tổng hợp doanh thu thật: ba bước
Bước 1 – Tách nguồn thu. Chia doanh thu thành tiền mặt, chuyển khoản và bán qua sàn (nếu có). Ghi theo ngày, mỗi khoản một dòng.
Bước 2 – Ghi vào sổ doanh thu. Sổ kế toán của hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC; hộ không chịu thuế chỉ cần theo dõi doanh thu, chưa cần đủ mọi mẫu sổ.
Bước 3 – Đối chiếu cuối ngày hoặc cuối tuần. Tiền mặt kiểm đếm so với phiếu bán; chuyển khoản so với sao kê tài khoản. Chênh lệch nào cũng ghi lý do.
Ví dụ minh họa (tên và số tiền giả định): Quán cà phê "Hộ kinh doanh Mai Hoa" trong tháng có:
Nguồn thu Số tiền
Tiền mặt tại quầy 48.000.000 đ
Chuyển khoản, quét mã 62.000.000 đ
Bán qua ứng dụng giao đồ ăn (đã trừ phí nền tảng) 15.000.000 đ
Tổng doanh thu tháng 125.000.000 đ
Nếu chủ quán chỉ ghi phần Chuyển khoản, qua sản, sổ thiếu 48 triệu đồng, trong khi tiền mặt vẫn nhận đủ.
Tách tài khoản nhận tiền như thế nào?
Nên dùng tài khoản cho hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh đứng tên hộ kinh doanh đúng như giấy đăng ký, không dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng để tách bạch doanh thu, dòng tiền cá nhân.
Về phía thuế, Nghị định 68/2026/NĐ-CP yêu cầu hộ kinh doanh thông báo cho cơ quan thuế toàn bộ số tài khoản ngân hàng và ví điện tử dùng để nhận tiền kinh doanh. Hộ đang hoạt động thuộc diện quy định thì thông báo theo Mẫu 01/BK-STK.
Checklist tách tài khoản:
Mở tài khoản đứng tên hộ kinh doanh (theo giấy đăng ký)
Dùng mã QR của tài khoản này cho mọi khách chuyển khoản
Thông báo số tài khoản, ví điện tử với cơ quan thuế
Không dùng tài khoản này để nhận tiền cá nhân (vay, biếu tặng)
Lưu sao kê hằng tháng cùng sổ doanh thu
Những sai sót thường gặp
Chỉ ghi chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, bỏ sót khoản khách trả tiền mặt.
Cộng trùng một đơn hàng: khách đặt cọc chuyển khoản rồi trả nốt bằng tiền mặt, ghi thành hai đơn.
Trộn tiền cá nhân và tiền kinh doanh trong cùng một tài khoản, khó giải thích khi bị hỏi.
Quên thông báo tài khoản hoặc không cập nhật khi đổi tài khoản.
Không lưu sao kê, phiếu thu, nên không đối chiếu được khi cần.
Khi nào nên nhờ đại lý thuế/kế toán hỗ trợ?
Nên cân nhắc khi: doanh thu sắp chạm hoặc đã vượt 1 tỷ đồng; bán đồng thời tại quầy, qua sàn và nhận đặt cọc; có nhiều địa điểm kinh doanh; hoặc đã lỡ trộn tiền cá nhân và tiền kinh doanh nhiều tháng và cần rà soát lại sổ. Với hộ nhỏ, đơn giản, tự ghi sổ theo ba bước trên vẫn là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của tôi thì sao? Khoản đó nếu là tiền bán hàng thì vẫn là doanh thu và phải ghi vào sổ. Nên hướng khách sang tài khoản của hộ kinh doanh từ bây giờ.
Tiền khách chuyển để mượn, hoàn trả hay biếu tặng có tính doanh thu không? Khoản chuyển không phải tiền bán hàng, dịch vụ thì không phải doanh thu, nhưng nên ghi chú nội dung chuyển khoản để dễ giải thích.
Doanh thu dưới 1 tỷ đồng có cần làm gì không? Không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn phải ghi nhận doanh thu và thông báo với cơ quan thuế đúng hạn.
Gửi thông tin để M&T phản hồi hướng xử lý ban đầu
Nếu bạn đang phân vân cách tách tài khoản hoặc ghi sổ, hãy liên hệ M&T kèm ba thông tin: ngành kinh doanh, doanh thu năm ước tính, và hiện đang nhận tiền bằng những hình thức nào. Đại Lý Thuế M&T chỉ dùng thông tin này để tư vấn và phản hồi hướng xử lý ban đầu.
Cập nhật ngày: 07/10/2026